飲食店を経営する上で欠かせない「売上管理」。
ただ、ひとくちに売上管理と言っても、その方法はさまざまです。
実際に飲食店の経営をスタートさせるのであれば、どの方法で売上管理をおこなうのかを決めておかなくてはいけません。
この記事では、飲食店の売上管理について紹介していきます。
「そもそもなぜ時間と手間をかけてまで売上管理をおこなう必要があるのか」という点に触れつつ、それぞれの管理方法の特徴やメリット・デメリットについて詳しく解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。
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飲食店が売上管理を徹底するべき4つの理由
飲食店における売上管理について学んでいく上でまず初めに理解しておきたいのが、売上管理を徹底しておこなうべき理由についてです。
売上管理が必要な理由を理解できていない状態では、売上管理の重要性がわからず、おざなりな対応になってしまいかねません。
飲食店が売上管理を徹底するべき主な理由としては、4点があげられます。
- 経営状況を把握するため
- 問題点を明確にするため
- 問題点を解決するヒントを得るため
- 確定深刻のため
それぞれ詳しく解説していきます。
経営状況を把握するため
日々の売上を管理してデータ化すると、店舗の経営状況を可視化できるようになります。
飲食店を経営する上で、経営状況を可視化して常に把握しておくことは非常に重要です。
経営状況を把握しておかないと経営状況が悪化していることに気づけません。
経営が立ち行かなくなってから慌てて改善に取り組んでも、手遅れになってしまうことが多く、売上管理を疎かにしたり軽視していたことで閉店に追い込まれる店舗も少なくありません。
一方、売上管理を徹底して経営状況を常に把握していれば、ちょっとした変化にも気づくことができるため、早期に対策を打つことができます。
また、経営状況が上向いてきた段階など、勝負するべきタイミングの把握にも役立ちます。
問題点を明確にするため
売上管理を徹底しておこなってデータを蓄積していると、日々の売上のデータや仕入れ状況のデータなど、これまで蓄積してきたデータを使って分析することができます。
これらのデータを活用して分析をおこなうことで、店舗の問題点を浮き彫りにし、より明確にすることができます。
売上管理を疎かにしてしまっていると、仕入れ状況や経費など他のデータと照らし合わせができなかったり、データの正確性に欠けてしまいます。
その結果、店舗の経営がうまくいかなくなり、最悪の場合、撤退しなくてはいけなくなってしまいます。
問題点を解決するヒントを得るため
売上管理をしていなくても、店舗の経営状況を把握したり問題点を明確にできるようなケースもあります。
しかし、売上に関する正確なデータが十分に蓄積されていない、問題点を解決するためのヒントを得ることができません。
その場合、「きっとこうすればうまくいくはず…！」と、数字やデータ的に根拠のない施策を実施することになってしまうため、事態を余計に悪化することもあるでしょう。
売上管理を徹底し、しっかりとデータを蓄積することで、問題解決のヒントを得られるようになります。
また、データを元にした根拠があるため、より効果的に施策を実施できます。
確定申告のため
飲食店の経営をスタートさせ、年間で20万円以上の収益が発生した場合、店舗の収益を国に報告する「確定申告」をおこなわなくてはいけません。
確定申告は次年度の税金の金額を算出するためにおこなうものです。
20万円以上の収益が発生しているにも関わらず確定申告をおこなわないでいると、罪に問われたりペナルティが発生してしまうため、必ずおこなわなくてはいけません。
確定申告では一年分の収支を記録する必要があり、店舗の収支を記録するには毎日の売上管理が必要です。
確定申告は手間のかかる作業なので一年分をまとめておこなうのは現実的ではなく、まとめておこなうことでミスを誘発してしまうかもしれません。
何より、売上に関するデータを残しておかないと、正確に帳簿をつけることもできないので、確定申告のために日々の売上管理が必要になるのです。
飲食店における4つの売上管理の方法
先述したとおり、飲食店における売上管理の方法にはいくつか種類があります。
それぞれ特徴が異なる上に、メリット・デメリットも異なるため、それらを正しく理解した上でどの方法で売上管理をおこなっていくかを決めなくてはいけません。
飲食店における売上管理の方法としては、以下の4つの方法があります。
- 手書きでの売上管理
- エクセルでの売上管理
- POSとエクセルを活用した売上管理
- システムでの売上管理
それぞれ詳しく解説していきます。
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手書きでの売上管理
飲食店が取り入れられる売上管理の方法の中で最も気軽におこなえるものが、手書きでの売上管理です。
100円ショップや文房具店で販売されている金銭出納帳など、売上の管理に活用できる管理表を用いて、その都度手書きで情報を記入していきます。
また、金銭出納帳など専用の管理表でなく一般的なノートに記載して管理することもできます。
用意するのは紙とペンだけなので、お金がかからず、すぐに売上管理への取り組みをスタートさせることが可能です。
一方、その都度手書きで情報を記入しなくてはならず手間と時間がかかるため、あまりおすすめできない売上管理の方法でもあります。
エクセルでの売上管理
パソコンの価格が下がり一般にも広く普及するようになって以降、急速に広まったのがExcel（エクセル）での売上管理です。
エクセルで売上管理をおこなう場合、エクセルが使用できるパソコンを購入する必要があります。
最近は安価なパソコンも出てきているため、性能にこだわらなければ5～10万円ほどで購入可能です。
Googleのスプレッドシートなど代替品で問題なければ、わざわざエクセルを導入する必要がなく、5万円以下でも購入できます。
エクセルのみで管理すると、その都度エクセルに情報を入力する必要がありますが、手書きほど手間がかからず視認性が高いという強みがあります。
また、デジタルデータとして管理できるため保管に場所を取りません。
ただし、データが消失してしまう可能性があるため、バックアップを取るなどの対策は必須になります。
POSとエクセルを活用した売上管理
効率的かつミスの少ない売上管理の方法として、システムで管理する方法があげられます。
ただ、個人で経営している中小規模な店舗の場合「どれだけ経費を削減できるか」が重要になるため、システムの導入がおすすめだとは一概に言い切れません。
そういった中小規模の店舗におすすめなのが、POSとエクセルを活用した売上管理です。
会計に欠かせないPOSシステムにデータを蓄積しつつ、閉店後にそのデータをエクセルにまとめるといった方法で売上を管理していきます。
導入するPOSの性能にもよりますが、会計の際に売上金額や注文されたメニューをPOSに登録しておけるため、その都度入力する方法に比べてミスが発生しにくいという強みがあります。
システムでの売上管理
近年飲食店において導入される機会が増えてきているのが、システムを活用した売上管理の方法です。
飲食店を経営する場合、売上管理の他に仕入れ情報や損益情報など、管理しなくてはいけないデータがたくさんあります。
それらのデータを統合し、まとめて管理できるのがシステムでの売上管理です。
機能や何ができるかは導入するシステムによりますが、注文用の端末やPOSのデータがそのまま管理表に反映されるシステムも多く、売上管理を効率化できます。
最近は月数千円から利用できるシステムも出てきているので、中小規模の店舗でも導入しやすくなってきています。
飲食店の経理担当者が覚えておきたい帳簿付けのポイント
飲食店の経理担当者が覚えておきたい帳簿付けのポイントの一つ目が、飲食店でよく使われる勘定項目についてです。
勘定項目とは帳簿付けする際の分類項目のようなものですが、飲食店では以下のような項目がよく用いられます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 売上 | お客さんに料理を提供するなどして得た代金 |
| 仕入 | 食材や飲料の仕入れにかかったお金 |
| 消耗品費 | 調味料や割り箸などの消耗品の購入費用 |
| 水道光熱費 | 水道代や電気代、ガス代など |
また、飲食店の経理では「現金が入ってきて、現金が出ていく」という現金主義と呼ばれる考え方が一般的ですが、クレジットカードで決済がおこなわれることも少なくありません。
クレジットカードは売上が発生した日と入金日が異なるためややこしいですが、経理上では入金日ではなく売上が発生した日を売掛金として記載する必要があります。
クレジットカードでの支払いがあった場合は「売掛金〇〇円」と記載して、カード会社から入金があった日にその日の売掛金の入金があった旨を帳簿に記載する形で帳簿付けするようにしましょう。
まとめ
飲食店が売上管理を徹底するべき理由や具体的な売上管理の方法について紹介してきました。
飲食店を立ち上げて店舗経営が忙しくなるとつい売上管理を疎かにしてしまいがちですが、飲食店の経営を成功させる上で売上管理は欠かせません。
売上に関する情報は確定申告をおこなう際に必要な情報にもなるので、確定申告の前に慌てて一年分まとめるよりも、その都度まとめておく方が効率的かつミスも少なくなります。
その都度まとめて情報を残しておかないと、正しく申告できなくなってしまう可能性もあるので、めんどくさがらずに管理する癖をつけておくようにしましょう。
売上管理の方法はいくつかありますが、手間をかけずに正確な管理がしたいのであれば、POSとエクセルを活用するかシステムを活用する方法で管理することがおすすめです。
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